صفحه اصلی / مقالات / بهره وری / راهکارهایی برای مدیریت تشکلهای غیررسمی در سازمان

راهکارهایی برای مدیریت تشکلهای غیررسمی در سازمان

این گونه شبکه های غیررسمی مکان مناسبی برای همکاریهای هم عرض میان کارمندان یک تشکیلات بزرگ، فارغ از سلسله مراتب سازمانی است، اما از آنجا که این گونه شبکه ها بسیار محدود و فاقد عمومیت هستند، عملکرد و دستاوردهایشان تصادفی است و نیز نمی توان بر آنها نظارت کرد؛ اما شرکتها می توانند با رسمیت بخشیدن به اینگونه تشکلها بر عملکرد آنها نظارت کنند و ازاین راه با توان بیشتری مجموعه را مدیریت کنند.
مراحل کار بدین ترتیب است: ۱- انتخاب یک مدیر برای گروه ۲- متوجه ساختن فعالیت های گروه روی موضوعات خاص ۳- ایجاد بستر مناسب برای تبادل ایده ها.

افراد دراین تشکلها ایده هایشان را با هم در میان می گذارند و به طور داوطلبانه با هم همکاری می‌کنند. در درون اکثر شرکتهای بزرگ اگر نگوییم هزاران، دهها شبکه غیررسمی وجود دارند که با عناوینی از قبیل گروه همکاران، کارگروهها و شوراهای گوناگون خوانده می شوند یا حتی ممکن است هیچ عنوانی نداشته باشند.
این شبکه ها به طور خودکار و درونی، سازماندهی و به روز رسانی می شوند و ارتباط اعضای آنها با هم از طریق موبایل، وب سایتهای شخصی و دیگر امکانات ارتباطی عصر دیجیتال صورت می گیرد. با وسیعتر و عمیقتر شدن شبکه ها امکان انتقال استعدادها و اطلاعات در کل شرکت فراهم می شود. با بررسی و مطالعه این شبکه های غیررسمی به نتیجه حیرت آوری می رسیم: اینکه تبادل اطلاعات و دانستنی ها دراین شبکه ها تا چه حد گسترده و در سلسله مراتب اداری و شبکه های ماتریسی چقدر محدود است.
در حالی که موفقیت به طور روز افزونی به بهره جستن ازایده ها و استعدادهای پنهان کارمندان بستگی دارد موجب تأسف است که مدیران هیچ اقدامی در جهت کنترل و نظارت براین شبکه های سازمانی نکنند. البته این شبکه های تک منظوره با تمام ارزشی که دارند دارای نواقصی نیز هستند. از جمله: می توانند موجب آشفتگی و پیچیدگی در سازمان شوند یا از آنجا که مستقل از رادارهای مدیریتی در جریان هستند می توانند از چشم مدیران پنهان شوند.
اما شرکتها می توانند با بهره جستن از ارزشهای این شبکه ها و تقویت شبکه های گسترده افقی در میان بخشبندی های نفوذناپذیر عمودی و سلسله مراتبی، ساختارهای رسمی جدیدی را طراحی و مدیریت کنند.
برای آنها مدیرانی انتخاب کنند تا فعالیتها و مباحث را متمرکز کنند، سلسله مراتب را با سیستم همکاری متقابل در هم بیامیزند تا یک مجموعه حرفهایی راایجاد کنند و نیز شبکه هایی جدید و رسمی به عنوان ساختار سازمانی و به منظور همکاریهای حرفه ای ایجاد کنند.
آنها می توانند ساختارهای پردردسر ماتریسی را با این شبکه ها جایگزین کنند، ایجاد و تبادل اطلاعات و دانستنی های تخصصی را تسهیل کنند و به ایجاد روابط شخصی بهتر و بیشتر میان کارمندان کمک کنند و مهم تر از همه به رهبران این شبکه ها اجازه دهند تا برای پی بردن به تمایلات جمعی، از ویژگیهای گروههای مختلف با خبر شوند.
مدیریت تشکلهای غیر رسمی در سازمان موجب کاهش هزینه های ارتباطی می شود. شبکه های غیررسمی از تمامی روابط پشت پرده، مسافتهای جغرافیایی، محصولات و مشتریها و حتی دیوارهای نفوذ ناپذیر سلسله مراتب اداری نیز فراتر می روند. این شبکه های غیررسمی در شرکتهای بزرگ همانقدری که می توانند موجب سلامت شوند، ممکن است موجب بیماری سیستم نیز بشوند.
بدین ترتیب که دهها هزار نفر در بخشهای مختلف یک شرکت بزرگ در جستجوی یافتن ارتباطهای تازه تر و کارآمدتر هستند واین سیلی از ایمیلها، ارتباطات تلفنی و ملاقاتها را به همراه دارد که موجب آشفتگی و ناکارآمدی در شرکتهای بزرگ می شود.
شبکه های غیررسمی اغلب دارای ساختارهای برنامه ریزی نشده ای هستند که کارآییشان بر پایه شانس و اقبال است.
در شرکتهای بزرگ برخی از این شبکه ها ممکن است حول موضوعات مرتبط و کارآمدی شکل گرفته باشند، اما هرگز کامل و یکپارچه نخواهند بود.
دیگراینکه بیشتر شرکتها در دستیابی به اهداف این شبکه ها ناتوان عمل می کنند. در هر شبکه برخی افراد نقشهای کلیدی تری در مرتبط ساختن افراد دیگر با هم دارند، اما همین افراد اگر ارتباطاتشان بیش از حد زیاد شود، یا برای به دست آوردن قدرت بیشتر اطلاعات را احتکار کنند یا مانع برقراری ارتباطات جدیدتر شوند و حتی ساده تر از همه اینها اگر شرکت را ترک کنند موجب زیان و اختلال در کار بخشهای مختلف سازمان خواهند شد.
بزرگترین نقص این شبکه های غیررسمی این است که نمی توان آنها را مدیریت کرد. بدین ترتیب که مدیران سازمان اغلب از وجود آنها بی خبر هستند و اگر هم از آنها با خبر باشند به دست آوردن حداکثر نتیجه از این تشکلها مشکل خواهد بود. موانع ناخواسته، سیاستهای صنفی و حتی غفلتهای ساده و کوچک مانع شکوفایی این شبکه ها می شوند. بدتر از آن، این شبکه ها ممکن است با ایجاد قوانین پیچیده یا با غلظت بخشیدن به سیاستهای شرکتی به ایجاد آشفتگی و پدید آمدن تشکلهای غیرمعمول بینجامند.

About مدیر

Check Also

1439_5

نورد

نورد – Rolling یکی از روش‌های شکل‌دهی مواد دارای قابلیت مومسانی است. فرآیند نورد شامل ...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *